Qué hacer si la empresa que te lleva las cuentas cierra de repente, en Estados Unidos
Short answer
Si la firma que le lleva las cuentas cierra de repente, pida a Intuit (o al proveedor de su software) el rol de administrador principal, revoque con el Formulario 8821 las autorizaciones de la firma ante el IRS y revise en EFTPS los depósitos de nómina. El IRS considera al empleador responsable final de esos impuestos, y la multa por no presentar una declaración es del 5% por mes, hasta el 25%.
“Por lo general, usted es responsable de cumplir con la ley tributaria incluso si alguien más se encarga de sus impuestos.”
Servicio de Impuestos Internos (IRS), Agencia tributaria federal de EE. UU., IRS
Si la firma que le lleva las cuentas cierra sin aviso, sus impuestos siguen siendo su responsabilidad. El IRS lo dice de forma directa: el empleador es el responsable final del depósito y pago de los impuestos federales de nómina, aunque un tercero haga los depósitos (irs.gov). Las multas también siguen corriendo. La multa por no presentar una declaración es del 5% del impuesto adeudado por cada mes o parte de un mes de atraso, hasta un máximo del 25% (irs.gov).
Esta guía ordena qué hacer, en qué orden y con qué documentos.
- Recuperar el software
- Revocar autorizaciones
- Revisar la nómina en EFTPS
- Conciliar bancos
- Presentar declaraciones atrasadas
- Elegir una nueva firma
Paso 1: recuperar la propiedad de su software contable en la nube#
Empiece por recuperar el control de sus datos. Si sus libros están en un software en la nube, pida el rol de administrador principal de la cuenta antes de cualquier otro trámite.
En QuickBooks Online, el rol de administrador principal solo se puede transferir a un usuario que ya sea administrador de la empresa (quickbooks.intuit.com). Si el administrador principal ya no está con la empresa y nadie puede entrar a su cuenta, Intuit indica que hay que enviar una solicitud a su equipo de protección de cuentas para convertirse en administrador principal. Tenga a mano los documentos que prueban que usted es el dueño del negocio.
Cuando recupere el acceso, descargue de inmediato:
- El libro mayor y el balance de comprobación de cada año abierto.
- Los informes de nómina y las copias de las declaraciones presentadas.
- La lista de cuentas bancarias y tarjetas conectadas al software.
Paso 2: revocar y reasignar las autorizaciones fiscales ante el IRS#
Su antigua firma puede tener permiso para ver su información en el IRS. Conviene revocar ese permiso y dárselo solo a quien trabaje ahora con usted.
El Formulario 8821 sirve para autorizar a una persona o firma a revisar o recibir su información tributaria confidencial, por los tipos de impuesto y los periodos que indique el formulario (irs.gov). El mismo formulario sirve para eliminar o revocar autorizaciones anteriores.
Revise también su dirección registrada. El IRS envía la correspondencia del negocio a la dirección registrada y recomienda no cambiarla por la del proveedor de nómina, porque eso limita su capacidad de enterarse de asuntos tributarios de su negocio (irs.gov). Si la firma cerrada puso su propia dirección como dirección registrada, cámbiela por la de su negocio para recibir los avisos del IRS.
Paso 3: revisar los depósitos de nómina en EFTPS#
Revise la nómina antes que todo lo demás. Si la firma retuvo impuestos de sus empleados y no los depositó, el IRS considera al empleador como la parte responsable (irs.gov).
El IRS indica que el empleador es responsable de todos los impuestos, multas e intereses, y que también puede ser responsable personalmente de ciertos impuestos federales no pagados (irs.gov). Para comprobar qué se pagó, el IRS recomienda que el empleador se inscriba en el Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal (EFTPS) con su propio PIN. Al inscribirse, tiene acceso en línea a su historial de pagos de 16 meses.
| Qué revisar en EFTPS | Por qué importa |
|---|---|
| Un depósito por cada periodo de nómina | Si el tercero no paga, el IRS puede cobrar multas e intereses en la cuenta del empleador (irs.gov) |
| Pagos tardíos u omitidos | El IRS dice que el primer pago omitido o tardío del proveedor debe ser una señal de alerta (irs.gov) |
| Pagos que el proveedor no hizo | EFTPS permite al empleador hacer pagos adicionales, como impuestos estimados (irs.gov) |
Consecuencias ante el IRS por declaraciones atrasadas#
Revise si quedaron declaraciones sin presentar. El IRS cobra multas por el atraso, pero también ofrece alivio en ciertos casos.
Multa por no presentar la declaración#
La multa es del 5% del impuesto adeudado por cada mes o parte de un mes de atraso, hasta el 25% (irs.gov). Si la declaración se retrasa más de 60 días, hay una multa mínima: para declaraciones que vencen después del 31 de diciembre de 2024, es de $510 o el 100% del impuesto adeudado, lo que sea menor. El IRS también cobra intereses sobre las multas.
Qué significa el aviso CP504#
Si queda un saldo sin pagar, el IRS puede enviar el aviso CP504. Con ese aviso, el IRS informa que tiene la intención de embargar su reembolso de impuestos estatales sobre los ingresos por el saldo que todavía debe (irs.gov). El aviso también dice que el IRS iniciará una búsqueda de sus bienes para emitir un embargo y que puede presentar un Aviso de Gravamen por Impuesto Federal.
Alivio por causa razonable#
El IRS puede eliminar o reducir ciertas multas si usted actuó con causa razonable y de buena fe (irs.gov). Una de las razones que el IRS menciona es la incapacidad de obtener registros. Pero confiar en un profesional no basta por sí solo: por lo general, usted es responsable de cumplir con la ley tributaria incluso si alguien más se encarga de sus impuestos. Guarde pruebas del cierre de la firma y de cada intento de recuperar sus registros.
| Situación | Consecuencia ante el IRS | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Declaración no presentada | Multa del 5% por mes o parte de un mes, hasta el 25% (irs.gov) | Presentar cuanto antes, aunque falten datos por conciliar |
| Más de 60 días de atraso (vence después del 31/12/2024) | Multa mínima de $510 o el 100% del impuesto, lo que sea menor (irs.gov) | Calcular el impuesto con los extractos bancarios disponibles |
| Saldo sin pagar y aviso CP504 | Intención de embargo del reembolso estatal y búsqueda de bienes (irs.gov) | Pagar o llamar al IRS para acordar un plan de pagos |
| Registros que no pudo obtener | Puede justificar alivio por causa razonable (irs.gov) | Documentar el cierre de la firma y cada solicitud de registros |
Auditoría del estado de situación y conciliaciones bancarias pendientes#
Con los accesos recuperados, revise qué tan al día estaban los libros. Empiece por conciliar cada cuenta bancaria mes por mes.
El IRS explica que, para la mayoría de los pequeños negocios, la cuenta corriente del negocio es la fuente principal de los asientos en los libros (irs.gov). Por eso, use los extractos bancarios como punto de partida para reconstruir lo que falta. El IRS permite elegir cualquier sistema de registros que muestre claramente sus ingresos y gastos, y aplica a los registros electrónicos los mismos requisitos que a los libros impresos.
Para saber dónde está parado, anote:
- El último mes conciliado de cada cuenta bancaria y de cada tarjeta.
- Las cuentas por pagar y por cobrar abiertas el día del cierre de la firma.
- Las declaraciones de nómina y de impuestos que se presentaron y las que no.
Cuánto tiempo guardar los registros de nómina y de impuestos#
El IRS pide guardar los registros del impuesto sobre la nómina por un mínimo de 4 años a partir de la fecha de vencer o pagar el impuesto, la que sea posterior (irs.gov). Para los demás registros, la regla general es de 3 años.
Ese plazo depende del período de prescripción. Es el tiempo en que usted puede enmendar su declaración para reclamar un crédito o reembolso, o en que el IRS puede imponerle impuesto adicional (irs.gov).
Cómo elegir y hacer el onboarding de una nueva firma de bookkeeping#
Pida a la nueva firma que empiece por la nómina, las declaraciones atrasadas y las conciliaciones. Antes de contratarla, haga estas preguntas.
- ¿Quién preparará sus declaraciones? Por ley, cualquier persona que reciba pago por preparar declaraciones de impuestos federales debe tener un PTIN válido (irs.gov).
- ¿Qué rol tendrá en su software? Déle acceso de administrador, pero conserve usted el rol de administrador principal.
- ¿Qué autorización necesita ante el IRS? Limite el Formulario 8821 a los tipos de impuesto y periodos que la firma va a atender (irs.gov).
- ¿Cómo le mostrará los depósitos de nómina? Pida ver las confirmaciones de EFTPS de cada periodo.
Esta semana, haga tres cosas: pida el rol de administrador principal de su software de contabilidad, revise su historial de pagos en EFTPS y haga una lista de las declaraciones que no sabe si se presentaron. Una firma de bookkeeping como Pau Bookkeeping puede ponerle al día y reconstruir los libros como un proyecto aparte, calculado según cuántos meses están atrasados (paubookkeeping.com); la presentación de las declaraciones atrasadas corresponde a un CPA o a un agente registrado (enrolled agent).
Este artículo es información general y no constituye asesoría financiera ni fiscal; consulte a un CPA o a un preparador de impuestos sobre su caso.
| Qué revisar en EFTPS | Por qué importa |
|---|---|
| Un depósito por cada periodo de nómina | Si el tercero no paga, el IRS puede cobrar multas e intereses en la cuenta del empleador |
| Pagos tardíos u omitidos | El IRS dice que el primer pago omitido o tardío del proveedor debe ser una señal de alerta |
| Pagos que el proveedor no hizo | EFTPS permite al empleador hacer pagos adicionales, como impuestos estimados |
| Situación | Consecuencia ante el IRS | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Declaración no presentada | Multa del 5% por mes o parte de un mes, hasta el 25% | Presentar cuanto antes, aunque falten datos por conciliar |
| Más de 60 días de atraso (vence después del 31/12/2024) | Multa mínima de $510 o el 100% del impuesto, lo que sea menor | Calcular el impuesto con los extractos bancarios disponibles |
| Saldo sin pagar y aviso CP504 | Intención de embargo del reembolso estatal y búsqueda de bienes | Pagar o llamar al IRS para acordar un plan de pagos |
| Registros que no pudo obtener | Puede justificar alivio por causa razonable | Documentar el cierre de la firma y cada solicitud de registros |
Estimador de penalizaciones por depósitos de nómina omitidos (IRS IRC § 6656)
Calcula la penalización estimada del IRS (IRC § 6656) por falta de depósito oportuno de impuestos sobre la nómina (Failure to Deposit Penalty) si su proveedor contable o de nómina cerró sin remitir los fondos al IRS. Las tasas estatutarias son del 2% (1-5 días tarde), 5% (6-15 días tarde), 10% (más de 16 días tarde) o 15% (tras recibir un requerimiento de pago).
Tasa de penalización aplicable (IRC § 6656):
Penalización estimada por falta de depósito:
Total adeudado estimado (impuesto + multa):
Frequently Asked Questions
¿Soy responsable si mi firma contable no depositó los impuestos de nómina?
Sí. El IRS indica que el empleador es el responsable final del depósito y pago de los impuestos federales de nómina, aunque un tercero haga los depósitos. Si el tercero no paga, el IRS puede cobrar multas e intereses en la cuenta del empleador, y el empleador puede ser responsable personalmente de ciertos impuestos no pagados.
¿Puedo pedir alivio de multas si no pude obtener mis registros?
Puede pedirlo. El IRS puede eliminar o reducir ciertas multas si actuó con causa razonable y de buena fe, y la incapacidad de obtener registros es una de las razones que menciona. Aun así, el IRS aclara que por lo general usted es responsable de cumplir con la ley tributaria aunque otra persona se encargue de sus impuestos.
¿Cómo recupero mi cuenta de QuickBooks Online si el administrador principal era la firma que cerró?
Si el administrador principal ya no está con la empresa y nadie puede entrar a su cuenta, Intuit indica que debe enviar una solicitud a su equipo de protección de cuentas para convertirse en administrador principal. Si usted ya es administrador de la empresa, el rol se le puede transferir directamente.
Disclaimer
Pau Bookkeeping provides bookkeeping, not tax or legal advice. Heidi is not a CPA and does not prepare or file tax returns; talk to a licensed tax professional about your specific situation.
Sources
- Outsourcing payroll duties - irs.gov (2026-03-04)
- Multa por incumplimiento de presentar la declaración de impuestos - irs.gov (2026-10-05)
- Cómo entender su aviso CP504 (SP) - irs.gov (2025-12-16)
- Alivio de la imposición de multa debido a causa razonable - irs.gov (2026-06-21)
- About Form 8821, Tax Information Authorization - irs.gov (2026-03-30)
- Change the primary admin role in QuickBooks Online - Intuit QuickBooks (2026-09-08)
- ¿Por cuánto tiempo debería guardar mis registros? - irs.gov (2026-06-30)
- ¿Qué tipo de registros debo mantener? - irs.gov (2026-08-03)
- Consejos para elegir a un profesional de impuestos (Consejo tributario 2025-11SP) - irs.gov (2025-02-06)